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Grundbegriffe (elektronische Rechnung)

Die Rechnung ist nach dem UStG jedes Dokument,

  • mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird,

  • gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG@).

Die Rechnung kann in Papierform oder als elektronische Rechnung erstellt werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 UStG@), z.B. per E-Mail.

Wie bei einer Rechnung auf Papier muss die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden (§ 14 Abs. 1 UStG@). Die Lesbarkeit der Rechnung ist gewährleistet, wenn die Rechnung in einem gängigen EDV-Format erstellt wird.

Bei der Archivierung der Rechnungen muss, wie bei Papierrechnungen, sichergestellt sein, dass diese mindestens 10 Jahre gelesen und ausgewertet werden können.

Für eine elektronische Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich (§ 14 Abs. 1 UStG@. Fehlt diese, dann hat der Empfänger einen Anspruch auf eine Rechnung auf Papier. Für die Zustimmung verlangt der Gesetzgeber keine besondere Form. Die Zustimmung kann ausdrücklich erfolgen werden (z.B. durch schriftliche Vereinbarung) oder stillschweigend durch Bezahlung der Rechnung.

Für einen Unternehmer ergibt sich eine Pflicht zur Rechnungserstellung aus dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG@). Die Umsatzsteuer wird auch Mehrwertsteuer genannt.

Bei Leistungen gegenüber Privatpersonen besteht für den Unternehmer keine Pflicht zur Rechnungsausstellung. Nur in bestimmen Fällen hat der Unternehmer einer Privatperson eine Rechnung auszustellen (Rechnung).

Ist der Unternehmer zur Erstellung einer Rechnung verpflichtet, dann trifft ihn auch eine Aufbewahrungspflicht Elektronische Rechnungen sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist zwingend auf einem elektronisch Datenträger aufzubewahren, z.B. auf einer CD. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Nach dem Umsatzsteuerrecht ist für die Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Weg (elektronische Rechnung) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 14 Abs. 1 UStG@).

Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur für die elektronische Übermittlung einer Rechnung ist seit Juni 2011 nicht mehr zwingend.

Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, können spezielle technische Übermittlungsverfahren nach § 14 Abs. 2 UStG@, wie die qualifizierte elektronische Signatur oder der elektronische Datenaustausch (EDI), trotzdem verwendet werden.



Dokument-Nr. 0001337, © jura-basic 2019

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